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HR做的“背景调查”是真正的调查还是走形式?

实验室资讯网时间:2018-09-14 点击: 百度搜索

【导读】员工背景调查是指用人单位通过各种合理合法的途径,来核实求职者的个人履历信息 的真实性的过程,它是保证招聘质量的重要手段之一。然而现实中一些企业的HR,即使做了背景调查也是走形式,没有真正了解背景调查的意义。 背景调查 1、何时进行背景调查? 大部分背景调查是在用人单位有录用意向......
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员工背景调查是指用人单位通过各种合理合法的途径,来核实求职者的个人履历信息 的真实性的过程,它是保证招聘质量的重要手段之一。然而现实中一些企业的HR,即使做了背景调查也是“走形式”,没有真正了解背景调查的意义。

HR做的“背景调查”是真正的调查还是走形式?

背景调查

1、何时进行背景调查?

大部分背景调查是在用人单位有录用意向、但候选人尚未入职之前进行,称为入职前背景调查(pre-employment background check)。但是这个间隙时间比较短,不一定能够完成背景调查,候选人还有可能因为等待时间长而转向其他公司,导致用人单位失去优秀的人才。

另外一种做法是在员工入职后、试用期之内进行,称为入职后背景调查(post-employment background investigation)。一般来说,企业试用期在1个月到3个月之间,这段时间完全能够进行充分的背景调查,也不用担心失去优秀的员工;但是由于已经与员工签订劳动合同而且员工已经实际到公司工作,一旦发现有造假情况,公司辞退该员工要冒比较大的法律风险,而且如果该员工存在职业道德上的问题,给公司带来的损失会大很多。

在这里,笔者建议对于大部分的职位,公司可以采取入职前背景调查,防范于未然;对于公司紧急招聘的职位,可以入职后再补上背景调查,但需要在法律上做好相应的防范。

2、调查哪些人?

对于企业而言,并不是对全体员工都要做背景调查。

建议对一定级别以上的关键岗位进行背景调查;另一方面用人单位要考虑自身所处的行业性质。

HR做的“背景调查”是真正的调查还是走形式?

3、调查哪些内容?

员工背景调查的内容主要包括身份识别、犯罪记录调查、教育背景调查、工作经历调查、数据库调查五大类。其中,身份识别指核实候选人身份证的真假;工作经历调查包括调查工作经历是否真实,即时间、职位、是否正常离职等信息,和工作具体表现两种;数据库调查指通过各种权威的信息库来查找候选人被公开的一些负面信息。

在同一个企业中,对不同岗位所进行的背景调查的范围和深度是不一样的。

建议企业人力资源部可以根据岗位重要性将员工划分成几档,以此决定对不同员工进行调查的范围和深度:

最基层的员工可以仅仅做身份证识别和犯罪记录核实,比如一线的操作工人、保安、保洁人员等。

初级专业职位例如文员、助理一类,需要加上教育背景和工作经历的核实,教育背景仅核实最高学位,工作经历仅了解最近一两段工作经历,也只需确认工作起始时间和是否正常离职即可,不需要了解详细的工作绩效。

高级专业职位,包括核心技术人员、高层管理者,则需要全面彻底的调查,包括各种专业资格证书的核实、海外经历核实、是否陷入各种法律纠纷、是否在媒体中有负面报道、在前任雇主的详细的工作表现和真实的离职原因。另外,还要进行更长时间范围内的工作经历核实,在中国,一般最长可以追溯到候选人10年以内的工作经历。教育背景也可以核实从本科开始所取得的所有学位。

最后,对于一些特殊性质的职位,例如法务、财务相关工作,无论职位高低,都需要进行最全面严谨的调查。

4、如何具体操作?

HR做的“背景调查”是真正的调查还是走形式?

根据上面所说的调查内容分类,笔者分析下如何具体操作各项背景调查。

身份核实

全国公民身分证号码查询中心可以辨别候选人身份证的真伪。

犯罪记录核实

有两种渠道,一种是候选人户口所在地派出所。由于犯罪记录在中国不对公众开放,所以大部分派出所不会进行口头的核实,比较通常的做法是候选人本人或者亲属到当地派出所开具无犯罪记录证明,并提供开具证明的警官姓名和办公电话,然后再打电话到派出所找该名警官核实情况是否属实。

第二种是员工档案所在地。由于中国档案管理不健全,所以不一定所有的犯罪信息都会在档案里面有,所以该渠道只能是一个备用渠道。

教育背景核实

全国高等教育学生信息网,能查询2001年后的大专以上的毕业证书,但无法查询学位证书。如果员工获得的是专科学历,由于专科学历只有毕业证书,无学位证书,因此仅查询该网站即可;对于本科或者以上学历,有学位证书一定有毕业证书,而有毕业证书不一定有学位证书,因此该网站不太适用,需要通过高校的档案馆来核实学位证书,一般的档案馆要求调查者发函或者传真过去,并收取少量的查档费;对于国外的教育经历,可以委托有能力的第三方公司或者国家教育部的留学服务中心来核实。

工作经历真实性的核实

通过公司总机转到人力资源部门,进行找到相关人事专员,这是最可靠的一条途径。当遇到总机要求实名转接时,可要求候选人提供一个人事专员的姓名,通过总机转入进行核实。如果无法提供,前任主管也是另外一条可靠的渠道。

工作具体表现的调查

如果需要核实该项,首先应在进行工作经历真实性核实时,从人事部门那里确认候选人直接上级的姓名和联系方式,然后通过总机或者公司邮箱采访上级。

数据库调查

企业可根据自己的需求,选取不同的信息库网站进行排查

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5、如何确保调查的可信度?

背景调查的可靠性是保证招聘结果可靠性的重要部分,而结果的可靠性来源于过程的可靠性。笔者根据自身专业的调查经验,在这里给出几点建议:

首先,调查前选择可靠的调查渠道,这里所说的“可靠”是指那些权威的信息来源。比如对于工作起止时间、职位等客观信息,人力资源部这样有权保留员工信息的部门是可信渠道之一;而对于工作具体表现,直接主管则更可靠一些,因为主管是对员工进行绩效考核的主要主体。

其次,确保接受调查的人的身份是可靠的。在选择了可靠的调查渠道后,如何认定我们所接触的人真的是候选人的前主管或者人力资源部门呢?总机和办公邮箱是关键。因为一个公司的总机是公开的、可以信赖的、相对来说是不会变的;办公邮箱也是这样,所以如果一个人是我们通过总机或者是公司邮箱联系上的,那么这个人的身份是可以信赖的。

再次,确保接受调查的人提供可靠的信息。即使我们选择了可靠的渠道,确定了该渠道中某个人的身份,那么如何确保他/她说所的话是相对客观公正的呢?这里用“相对”这个词,是因为人都是感情动物,在评价一个人的时候难免有主观色彩,我们只能尽量控制这种主观的程度,而无法完全消除。

要做到这点,我们需尽量弄清楚并记录接受调查的人的姓名(至少是姓)、办公电话以及职位,如果一个人被别人知道了自己的姓名、性别、职位和办公电话,那么他/她自然而然就不太可能会说谎,因为他是可以被定位的,同时这些信息也方便我们再次打电话进行二次调查。

另外,如果是通过邮件、信件、传真联系此人,应妥善保留这些书面证据,如果通过电话核实出来有负面信息,那么必须找证明人要一份书面的证明。

最后,一旦出现虚假的情况,人力资源部门应该高度重视,除了索要书面证明外,还要进行各种特殊情况的排除。

例如:候选人可能将实习的时间并入工作时间而造成工作起止时间有出入;职位名称方面,候选人可能写的是对外的职位名称,而前雇主提供的则是对内的职位名称;薪水方面,候选人写的可能是税后工资,而前雇主提供的可能是税前工资。

在排除了这些可能的特殊情况后,我们再从其它渠道进行二次调查。例如,如果前雇主人力资源部门提供工作时间有很大出入时,可以找前任主管核实,而如果某位主管对候选人评价非常不好时,可以找另外一位主管核实。

还需要注意的一点是,我们在判断一名员工是否弄虚造假时,需要将他填写在背景调查表上的信息与实际核实到的情况进行对比,所以必须防止该候选人在招聘的前几个环节使用一个版本的简历,而等到背景核实的时候因为心虚又使用另外一个版本的简历信息。

这种情况屡见不鲜,尤其在招聘人员和调查人员不同或者是将该项业务外包给第三方时,因此为了避免这种情况,人力资源部可以自行或者委托第三方将背景调查表上的信息与应聘的简历进行对比,一旦有出入则要求候选人做出解释。

HR做的“背景调查”是真正的调查还是走形式?

6、如何解决背景调查中的纠纷?

背景调查的纠纷主要是由于候选人对背景调查的过程和结果不满造成的各种劳动关系的纠纷,由于中国目前的法律没有明确地对企业背景调查的权力和义务进行界定,不满的候选人就很有可能诉诸于法律。这种情况违背了背景调查的初衷,无论是对于公司的声誉,还是对于公司正常的运营,都是极为有害的。

首先,企业要在背景调查前做好两手准备,一方面,要获得候选人/员工的理解和支持,把调查的目的、调查的内容、调查人员范围都向被调查人做解释说明,最好是在面试中就告知候选人,让他们有思想准备,这样后续的调查也能获得他们的配合和支持。

另一方面,要求候选人填写背景调查信息表。在该表中,除了要求候选人提供各种需要调查的信息外,还应包括候选人亲笔签署的授权书和声明书。

授权书的大体内容是授权用人单位以及其第三方代表来调查表格中的各项信息,并免除因此产生的一切责任;

声明书的样本则如下:本人声明,该调查信息表里面填写的信息真实无误,本人清楚如有虚假或者遗漏信息,可以按照公司的聘用、惩戒和解聘规定处理,可能导致违纪处分,包括拒绝聘用和解除劳动关系。

其次,在背景调查过程中要保持严谨和客观的态度,妥善处理背景调查的负面结果。对于疑似负面的信息,要排除各种特殊情况,并多渠道求证,不能轻易地下结论,要相信大部分的员工都是诚实的,何况是过五关斩六将的候选人。

但是一旦确定这些负面信息属实则需采取相应措施,情节较轻者从轻处理,如培训、调整工作岗位等,情况严重的要果断地拒绝聘用,或与之解除劳动关系。

值得一提的是,由于很多候选人是骑驴找马,所以可能尚未与目前的公司解除劳动关系。所以在背景调查表的每段工作经历后面,需要候选人注明“是否可以与该雇主联系,如果现在不行,何时可以”。否则人力资源部冒失地打电话过去,会产生一些不必要的麻烦。

最后,我们要完善背景调查的各种制度和流程,保留各种书面资料。

这些资料包括:

(1)背景调查信息表的存档,尤其是里面的授权书和声明书;

(2)书面形式记录的调查内容,包括证明人拒绝核实等情况都应一并记录,将其归档;

(3)为雇员建立并完善背景调查档案,并保证这些档案的安全,确保只有相应工作人员才能查看或者处理这些信息资料。

(本文来源:全景求是 )

(责任编辑:子豪)

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