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如何做好员工的离职管理,把员工的离职风险降至最低?

实验室资讯网时间:2018-03-13 点击: 百度搜索

【导读】离职管理作为一项基础工作,大部分公司都建立了规范的操作流程,但是在面对员工离职时,还是会遇到颇为头痛的问题。 员工离职往往是企业劳资风险最集中的方面之一,因为当员工选择离......
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如何做好员工的离职管理,把员工的离职风险降至最低?

离职管理作为一项基础工作,大部分公司都建立了规范的操作流程,但是在面对员工离职时,还是会遇到颇为头痛的问题。

员工离职往往是企业劳资风险最集中的方面之一,因为当员工选择离职后,心就不会在公司了,所以就不会有所顾忌。在这种情况下,如果企业的离职管理没有规范的操作流程,或者即便有规范的离职操作流程,没有按照离职操作流程进行,就很容易产生劳资风险。离职风险之所以产生,原因无外乎两个方面:

1、企业离职管理不规范

企业离职管理不规范,主要表现在两个方面:一方面是企业没有规范的离职操作流程,员工离职管理处于不可控的状态,员工说走就走,或者提出离职申请后,员工找到下家后就不来公司上班了,也没有办工作交接手续。

另一方面是企业虽然有规范的离职操作流程,但没有严格按照离职操作流程进行,员工离职“因人而异”,有的员工离职,领导不想留就让HR当天给员工办离职手续,有的员工离职,领导想留但员工依然选择离职,领导说招到交接人才能离职。

没有规范的离职操作流程是最可怕的,因为离职管理的风险防控墙都没有,离职风险自然无处不在,有规范离职操作流程但没有严格执行就更可怕,离职管理风险防控墙形同虚设,企业制度成了摆设,领导“一言堂”让企业管理处于混乱的境地。

如何做好员工的离职管理,把员工的离职风险降至最低?

2、员工没有选对

HR在招聘过程中,一开始的时候,没有把好关,只是关注应聘者的岗位胜任,却忽视了应聘者的职业素质。招聘面试的时候,没有把好关,这意味着一开始的时候就已经埋下了隐患,招这样有“隐患”的员工进企业,可想而知,对于企业来说就是一个“定时炸弹”,说不定哪天就炸开锅了。

员工在离职工作交接存在私心,没有把该交接交接清楚而有所保留,这是人的职业素质问题,这说明一开始招聘面试环节没有把好关,试用期间也没有发现,当企业层层“防火墙”失守的时候,最终离职风险出现也就是意料之中的事情了。

为什么招聘环节有面试、笔试环节,为什么录用还必须经过试用环节,就是给企业考察员工一个缓冲期,这个缓冲期就是企业的“防火墙”,当在面试或者笔试环节发现应聘者不合适的时候,企业可以不予录用,当在试用阶段发现试用期员工不合适的时候,企业可以终止试用期,这是企业的权利。

一个是制度方面,一个是选人方面,两者对控制离职风险都至关重要。既然问题已经很明朗,解决办法自然也应该精准,对于如何做好员工的离职管理,把员工的离职风险降到最低,以下三个方面的建议供参考:

一、建立健全选人、育人、用人、留人机制

建立健全选人、育人、用人、留人机制,就是从一开始在人员没有到位之前就把风险降到最低,也就是把风险扼杀于摇篮之中,这是企业人才管理的全流程。

1、选人要选对人

在招聘工作没有开展之前,首先要明确招什么样的人最合适,除了岗位胜任力之外,还有就是能符合企业文化要求的人,以及有良好职业素质的人。选人就要选对人,否则招进来,对于企业来说就是很大的风险隐患,同时也会给HR的工作以及企业内部管理带来很大的麻烦,所以选对人比招到人更重要,如果没选对人,即便招到了人,最终也会因为不合适而导致重招,这等于给HR的工作增加工作量。

如何做好员工的离职管理,把员工的离职风险降至最低?

在明确招聘什么的样的人最合适之后,就可以通过面试、笔试来进行把关,当应聘者进入复试阶段之后,领导还会进行最后把关,在这之前,背景调查是必要的,因为背景调查的目的是为了考察应聘者的职业素质,背调的内容除了核实应聘者之前的工作时间、工作岗位是否属实之外,还有一个就是核实应聘者离职手续是否是正常离职。当背调的结果显示应聘者离职手续是非正常办理离职手续,或是因为严重违反公司制度被辞退的,那么企业就要谨慎了。每个企业都有自己的企业文化,符合企业文化要求的人,应该是比较适合的人,也是最能适应的人。

2、培育企业需要的人

对于核心岗位和重要岗位,不能只考虑当前,还要考虑长远,也就是接班人计划。培养人才的目的除了提高所在岗位人员的岗位胜任力,还有就是培养后续接班人,对于核心岗位和重要岗位,因其在企业运作中不可替代,所以不能只有一个人选,需要考虑后续接班人的问题,当核心岗位和重要岗位出现异动的时候,接班人可以顶得上去,不至于因为核心岗位和重要岗位出现异动而导致空岗情况。

培养人才很重要,但培养企业需要的人更重要,对于企业需要的人,有两种定义:一是能为企业长期效力(忠诚度和稳定性),二是能胜任岗位的要求(工作能力和工作效率)。对于储备人才,前期需要通过一段时间的观察和考察,选出符合储备人才要求的人选,重点关注人选的忠诚度、稳定性、工作能力和工作效率,然后通过培训和考核进行识别,对于合适的人选可以纳入到企业储备人才体系中加以培养。储备人才培养,除了专业技能培训、企业文化培训、公司价值观培训、工作技巧培训、管理能力培训之外,还需要与储备人才签订一份培训协议,规定其在公司服务的期限、违约责任等。

3、用德才兼备的人

用人对于企业来说,是关系企业核心竞争力的关键。一般来说,对于核心岗位和重要岗位,内部员工是最佳人选,也就是通过内部晋升的方式把合适的人放在核心岗位和重要岗位上。

相对于外聘人员,内部员工通过较长时间的工作考察,企业还是比较了解的,通过内部晋升的方式把合适的人放在核心岗位和重要岗位上,不仅企业比较放心,而且也有利于内部员工的稳定。

当然,内部员工有合适的人选,自然优先考虑内部员工,如果没有合适人选,则需要通过外聘方式招聘合适的人才。当有掌握岗位核心技术的老员工离职时,最好的交接人选是同部门的人员,也就是把非核心岗位的人员晋升到核心岗位中,而空缺的非核心岗位可以对外进行招聘,这对于企业来说是比较稳妥的,同时也是最大程度上降低离职风险。相对于外聘人员,选用同部门的人员作为交接人,离职的老员工抵触情绪会较小一些,毕竟都在一个部门工作一段时间,工作交接时,老员工会跟同部门的人员进行工作交接。在用什么样人的标准上,德才兼备当然最好,两者有其一,以德为先。

4、留住该留的人

对于如何区别哪些人该留,哪些人不该留,有两个办法供参考:

一是看员工的忠诚度和工作能力,对于忠诚度高且工作能力出众的人,当然是企业千方百计留下来的人才,对于这类人,企业是应该留的,

二是对岗位重要程度和贡献度进行分类,优先留住核心岗位和重要岗位的人,一般性岗位的人如果有培养潜质的人也可以列入企业留人的范围之中。当掌握岗位核心技术的老员工离职时,从接到老员工离职申请那天开始,企业要弄清楚两个问题:一是员工为什么离职,弄清楚离职原因,二是有没有挽留的可能,是否值得企业挽留,哪怕为此付出一定的成本。如果离职老员工通过挽留,那么离职风险就自然消除了,这对于企业和老员工来说都是双赢的结果。当然,留人不能光口头留人,还得通过薪酬、晋升、交心、培训等多方面措施留住人才。

二、建立规范的离职管理制度

如何做好员工的离职管理,把员工的离职风险降至最低?

规范的离职流程是:1、员工提出离职申请(书面形式)→2、离职面谈→3、直属上级审批→4、人力资源部负责人审批→5、总经理审批(如有必要)→6、确定工作交接人(内部和外部渠道)→7、工作交接(物品、文档、资料等交接)→8、监交人监督交接过程(确认无误在工作交接表签字)→9、开解除劳动合同书→10、工资结算→社保停保。

一般情况下,从员工提出离职申请到最后离开工作岗位,需要30天,这期间需要给企业一段时间确定工作交接人并进行工作交接。企业需要通过制度形式,规定并执行离职流程,离职员工因特殊原因离职,企业可以从人性化的角度缩短员工离岗的时间(企业可以在制度上进行规定并有权予以核实)。

对于离职员工工作交接不清楚,企业可以在制度上这样规定:因工作交接不清楚、员工自离等员工一方的原因,导致公司经济损失的,员工承担相应责任。在通过法律途径维护企业自身合法权利之前,企业需要尽到告知和提醒的义务,并且保留相关证据,如果员工还是不配合,才考虑通过法律途径维权。合理利用法律武器,可以最大程度上降低离职风险,当然前期的入职培训告知以及相关证据的收集至关重要。

需要注意的是,在员工办理离职手续过程中,可能会产生一些纠纷,在离职关系维护和离职手续办理过程中,HR要积极跟进,做好协调和沟通的工作,即便员工离开公司,保持与离职员工的联系,逢年过节通过邮件进行节日问候,可以让离职员工回到公司创造有利条件,一方面可以保持企业良好用工环境的口碑,另一方面可以避免劳资纠纷的发生,最大程度上降低离职风险。

三、建立员工离职风险预警机制

如何做好员工的离职管理,把员工的离职风险降至最低?

等员工提出再进行挽留,往往为时已晚,这是一种亡羊补牢的做法,这对于企业来说是十分被动的。不妨把工作做到前面去,也就是建立员工离职风险预警机制,在所有员工离职过程中,通过离职面谈,了解员工离职的原因,并进行分析和评估,对员工离职的原因进行归类,对于导致员工离职原因较高的因素进行控制,并采取措施加以改善。

除了HR定期、不定期了解在职员工工作状态,作为部门负责人,应该承担起预防员工离职的责任,多与下属进行沟通和交流,了解他们内心真实想法,并汇总到人力资源部,HR把这些信息进行整理分析,通过离职风险识别、分析、控制、转移等举措,把员工离职率降到最低。

当然,企业可以通过举行总经理倾听日、员工意见箱、真心话大冒险等方式聆听员工的心里话和真心话,这样可以多渠道了解员工的想法,将离职风险扼杀于摇篮之中。员工没有提出离职申请之前,企业通过离职风险预警机制已经知道了苗头,HR通过离职风险干预机制可以采取有效措施留住员工,这是对HR精细化人力资源管理工作的必然要求。正所谓“凡是预则立,不预则废”, 建立员工离职风险预警机制,等于是把员工离职风险防控做到了前面,这样企业主动权就大很多,离职风险也就能得到有效控制。

另外,员工离职前一般都会有一些征兆,比如参加会议心不在焉、工作积极性突然下降、频繁请假、工作上经常抱怨、工作纪律散漫、接听电话频繁等,这是员工异常的表现,作为下属的上级可以通过观察来发现,这时候及时干预,可以在员工提出离职申请之前挽留员工。

企业的发展前途、经济效益归根结底还是靠人去创造的,所以员工是企业最宝贵的第一资源,因此,企业需要站在人才战略的高度,重视员工离职管理,建立健全员工离职风险防控机制,才能把员工离职风险降到最低。

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