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如何高效地使用 OneNote?

实验室资讯网时间:2020-11-27 点击: 百度搜索 | 必应搜索 | 搜狗搜索

【导读】OneNote 免费了,跟其他笔记应用相比 OneNote 具有明显的优势,那么,在工作、学习、生活中如何使用 OneNote 才能发挥它的最大功效呢? OneNote 作为一款从 2003 年就出道的笔记软件,更新迭代多年,各种版本层出不穷。在 Office 2019 发布时,微软甚至直接砍掉原本应该升级的 OneNote 2016,以 OneNote UWP 取而代之,让不熟悉 OneNote 的朋友更觉得迷惑。......
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OneNote 免费了,跟其他笔记应用相比 OneNote 具有明显的优势,那么,在工作、学习、生活中如何使用 OneNote 才能发挥它的最大功效呢?

OneNote 作为一款从 2003 年就出道的笔记软件,更新迭代多年,各种版本层出不穷。在 Office 2019 发布时,微软甚至直接砍掉原本应该升级的 OneNote 2016,以 OneNote UWP 取而代之,让不熟悉 OneNote 的朋友更觉得迷惑。

OneNote 作为 Office 大家族的一员,较它的兄弟们一直名声不显。每次谈起 OneNote,大家的聚焦点也总在它百年不修的各种 bug 上,让想要尝试 OneNote 的小伙伴们始终望而却步。

作为一名学生,我从上大学起就用 OneNote 管理自己的知识库,至今已有两年,尽管其中也遭受了一次次的煎熬与心理博弈,但最终还是选择了留下。在这篇文章中,我想分享自己使用 OneNote 的方法以及与几个常见槽点的磨合过程,如果你还在 OneNote 的大门外,或者几次入坑都不愉快地退出,不妨往下读读。

注:我使用 OneNote 的设备是 Windows 笔记本、iPad 和 Android 手机。这篇文章只介绍 OneNote 的原生功能。

我是如何与 OneNote 相遇的

对电子笔记的执念产生于高中备考时期,那时我的纸质笔记很多,内容繁杂且查找不易,想着如果能用电子笔记管理该有多好。进入大学后,我开始尝试使用笔记软件来进行知识管理。印象笔记是我第一个接触到的笔记软件,因为不习惯其过少的层级管理而放弃使用。慢慢地我又接触到了为知笔记、有道云笔记等其他各种笔记软件,但它们都不适合课堂上灵活的记录形式,所以我又回到了纸质笔记。

后来在准备 PAT 时,需要一个可以自由标注的笔记软件来记录题目与解题过程。在这种需求下我找到了 OneNote。通过详细的使用手册,我突然意识到这才是真正的「电子笔记本」,在课堂上的使用体验完全不同于其他软件,而是无限接近纸质笔记,单是灵活的文本框就让我难以忘记。通过后来的不断磨合,OneNote 成为我最常用使用的笔记软件。

初识,揭开 OneNote 的神秘面纱

比起其他需要「学习」笔记软件,OneNote 可以说是「打开就会用」,因为它实在太像纸质笔记了——拟物图标、明确的层级结构、各种纸张样式。而作为电子笔记,比起纸质笔记来它自然有自己的种种优势。

当然,功能虽好,可不要贪多哦,在这一节中我将着重介绍自己常常使用的 OneNote 基本功能,它们都是我日常学习的好帮手。

简单明了的层级结构:上手即用,学习成本几乎为零

在使用为知笔记、印象笔记时,我都会先找几篇别人的用法分享,然后思考如何在其中构建自己的笔记体系。而在 OneNote 中,这一步几乎不存在。

当我打开它的那一瞬间,从拟物笔记本图标到分区、页面、子页面,对应的可不就是我实体笔记本中的本子 – 章节 – 小节吗?所以我几乎没思考怎么构建自己的笔记体系,很自然地创建了当前课程名称的笔记本笔记本,从纸质笔记迁移了过来。

灵活的卡片笔记对于收集知识点自然有效,但对于系统性的学习,知识往往都呈现出层级结构,因而 OneNote 的笔记体系对于「从头到尾学习一门技能」非常适用。也是因此,如果你像我一样是一名学生,那么使用 OneNote 做笔记的上手成本根本微乎其微,无需思考「怎么分类」「怎么打标签」的问题,上手即用。

我会为每个科目设置不同的笔记本,分区组里面放置科目的章节,页面则是每个章节的小单元,再有细分的小节则放到子页面。这样下来一门课的知识拥有三个层级来管理,一般不会遇到层级不够用的情况。

如何高效地使用 OneNote?

自由灵活的文本框,在杂乱无章与规规整整的边界游走

每次向小伙伴安利 OneNote ,我首先提到的就是「自由灵活的文本框」。这是 OneNote 的一大特色,也是很多人使用后难以忘记的原因。毕竟大家在早年间可能都听过老师这样的训诫:「做笔记不要老是工工整整,不然精力全在笔记上了,怎么听课?」

「工整的笔记」和「认真听课」在纸质笔记时代似乎不可兼得,但 OneNote 却可以实现这一点 ,它可以让你的笔记在杂乱无章的边缘疯狂试探时,又把一切拉回到规整的界限内。

老师讲课时总会对一个定义中的某个词儿进行详细的讲解,但在这个定义中间加上一大长串的说明又会破坏笔记的整体结构,怎么办?面对这个场景,如果你是在使用 OneNote ,那就完全不用慌张。把鼠标滑到空白处,开辟一个新的文本框输入说明文字,再添加一个箭头指回定义处,一个完美的备注轻松搞定。

如何高效地使用 OneNote?

另外,在课后复习时,我也会在原有笔记旁边开辟出新的文本框,重新写下我对上课内容的理解。这样可以留下思考的痕迹,又不会像纸质笔记时代那样把本子画得满满当当。

如何高效地使用 OneNote?

Tips:有同学反映,在挪动文本框时会明显感觉到「磁吸」感,只能一格一格移动,这时不妨试试按住「Alt」再进行挪动,可以感受到丝滑的移动体验。

强大的富文本编辑功能,齐全但不繁杂

OneNote 毕竟出身 Office 名门,加粗、倾斜、下划线、突出显示、字体颜色等等文本样式一应俱全,还能设置各级标题的样式。虽然没有 Word 那样精细的排版功能,但对于排版笔记来说已经足够。

我上课快速记录笔记时一般使用默认样式写到下课,在课后再进行仔细的整理。在课上做笔记时我也会用到一些简单的样式,比如「文本突出显示颜色」(高亮)是我最常用到的:我会在重要内容上用快捷键 Shift + ↓ 来选择高亮的文字范围,再用 Ctrl + Alt + H 高亮标注。

完善的标记管理:归类更方便,搜索更容易

区别于 Evernote 等笔记应用,OneNote 不给每一则笔记打标签,而是给笔记中的具体某一段落的「知识点」做「标记」。

在笔记页中,「标记」会在正常段落前探出一个身位(缩进的反效果),在整篇笔记中查看就会非常醒目和美观。

OneNote 自带几个默认标记,而更多标记可以自定义——选择喜欢的图标,并为之起名。我常用的几个标记是从高中的教辅书借鉴而来,分别对应的含义如下:

 

  • ⭐ 重要:重要的定义
  • ❓疑问:引导性问题、上课时留有疑问的知识点
  • 提示:公式和定义的使用雷区
  • 拓展:知识点的深度拓展

 

在课上做笔记时,我一般会用 Ctrl+ 数字 的快捷键快速标记留有疑问❓的知识点(在「格式」中查看对应快捷键);在课下,我会通过查资料、找老师答疑来解决❓问题,对于其中的重点就修改并标记为 ⭐ 。进行备考时,我会搜出之前标记的 ⭐ 进行重点复习,并且在旁边开辟新的文本框,写下此时对知识点的理解(这里再次体现了 OneNote 文本框的优越性)。

对标记进行搜索时,可以自定义搜索范围(当前页面、当前分区、当前笔记本、所有笔记本),用英文引号包围中文字符就可以达到很精确的搜索。

如何高效地使用 OneNote?

数学公式转化,理科课程不用愁

OneNote 拥有着极好的数学公式的插入功能,并可以为方程求解与绘制图像,并且完全不需要学习额外的语法,数学编辑便可以轻松搞定。如果你不想实用键盘输入,也可以手写后,通过识别转换为数学公式,识别率也相当高。

如何高效地使用 OneNote?

下面是我通过 OneNote 的数学手写公式识别作出的笔记,虽然准确率不能达到 100%,但修改极为方便。

如何高效地使用 OneNote?

课堂好帮手:录音

单说录音这一功能,手机备忘录都可以完成,那自然不足为奇,而 OneNote 的亮点则是「将录音及当时输入的笔记相匹配」。

在录音时如果有输入文字,那么结束录音后,鼠标放在文本段落前时,会出现播放按钮,点击即可从录音的对应位置开始播放;同理,播放一段录音时,也能自动识别录音当时做下的笔记,并跳转到当时记录笔记的文本框中。

配合自带的「插入书签功能」,可以方便地定位回听,不用「瞄一眼手机录音时间并快速记下几分几秒」并在课后划拉进度条,体验非常无缝。

如何高效地使用 OneNote?

如何高效地使用 OneNote?

 

海纳百川的 OneNote

除了做笔记,OneNote 能完成的事还很不少。

剪藏插件,不仅仅是剪辑网页

在 Windows 上,OneNote 无需安装插件即可直接实现全局剪藏(在 macOS 上可配合 Chrome 插件使用)。

剪裁网页时,OneNote 会提供四个剪辑选项:「整页」「区域」「文章」「书签」。「整页」是对整个页面进行屏幕截图,「区域」则相当于在「整页」的基础上进行截图区域的选择,「文章」是把页面剪辑为易于读取的格式,「书签」则是在 OneNote 里生成一个样式好看的链接,但仍需要跳转阅读。

如何高效地使用 OneNote?

我一般会使用剪辑为「文章」的功能,这样剪辑中速度快且不容易出错,剪辑后格式易读、简洁明了。而剪辑为「整页」的时候,不仅速度慢,还经常会出现打不开的问题,只能打开 Web 端笔记本解决。

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另外,如果当前页播放的是视频链接,在剪藏时也可识别为视频保存;如果直接在笔记中粘贴视频链接,也可以达到同样的效果(在笔记中无需跳转,但也需联网才能播放)。

如何高效地使用 OneNote?

实用的插入文件功能

谈及文件插入就不得不提 OneNote 的 PDF 插入功能。

OneNote 相当早就引入了这个功能,OneNote 会直接将纸页插入正文,而不需要像印象笔记那样另行打开一个文件圈点,配合「自由的文本框」以及「墨迹」功能,提笔就能批注,拿来看课件和扫描版 PDF 都非常方便,不用再去文件夹里找课件。

但是如果用「拖拽」的方式插入 PDF 文件,文件稍大就容易闪退或弹出错误的提示信息。

如何高效地使用 OneNote?

应对这个错误的操作为:使用 PDF 阅读器打开 PDF,并用打印功能「打印至 onenote」。这样不会出现系统报错,而且在插入之前可以调整纸页方向、尺寸等。

如何高效地使用 OneNote?

如何高效地使用 OneNote?

此外, OneNote 也是一早就支持图片文字的 OCR 识别。当把带有文字的图片放入 OneNote 后,只需要片刻,右键菜单项便会出现「复制图片文本」的选项,一般的清晰度 OneNote 都可以识别成功。

如何高效地使用 OneNote?

觉醒功能:便笺

便笺是对 OneNote 的重要补充,定位于「零碎记事」。虽然它自 Windows Vista 以来便一直存在于 Windows 系统中,但其因为「功能单一且缺乏云同步」的原因无人问津。但后来便笺开始频繁更新,功能日趋完善,并被整合到移动端的 OneNote 与三合一的 Office app 中。

在移动端,你可以于 OneNote 最右边一栏直接添加便笺,并在 Windows 端的便笺 App 中查看(macOS 用户请移步 网页端)。便笺支持一些简单的样式,例如列表、加粗斜体等字体样式,也可以插入图片。

如何高效地使用 OneNote?

创建便笺时,你可以选择自己喜欢的颜色,创建完成后也可以在 OneNote 移动端根据颜色进行筛选。

如何高效地使用 OneNote?

打通了移动端和 PC 端的便笺对于我这样经常使用 Windows 和安卓的用户来说非常实用,我一般就用它来记一些无需存档的琐事,例如「记得充饭卡」或者一个想要稍后看的视频链接,用完就删掉。此外,我还常常将便笺当作手机和电脑之间的文字传输工具,同步速度很快。

使用 OneNote 的诸多烦恼

没有十全十美的软件,各自都有各自的烦恼。OneNote 的优点虽多,可缺点也不少。我在使用过程中也遇到了很多的坑,有的可以轻松解决,有的却严重影响了使用体验。我将一些常见问题的解决方法写在这里供大家参考。

为统一指代,下文中「OneNote UWP」指 OneNote for Windows 10,OneNote 2016 指 Microsoft Office 2016 的 OneNote 桌面版本。

 

单一的导入与导出方式

这一点从 OneNote UWP 出道开始就备受吐槽。它显然没有继承前辈 2016 的优秀基因,它不能创建本地笔记本,导入导出均要通过网页端进行(而且只能将整个笔记本导出为含有 N 个「.one」格式文件的压缩包),本地导出格式居然仅有 PDF 一种可选(等于没得选)。

如何高效地使用 OneNote?

或许是因为 OneNote 已经全面云端化,不少同学被这一缺点劝退,毕竟「没有方便的导入导出功能的笔记软件不是好软件」。

但好在还有 OneDrive 的存在,可以让 OneNote 2016 与 OneNote UWP 通过同步互通有无,来实现 1+1 > 2 的效果。当在课堂快速记录笔记时,我往往使用轻便、同步速度快的 OneNote UWP;而当我整理笔记时,则会选择 OneNote 2016,在插件的加持下,OneNote 2016 整理笔记的效率要比 OneNote UWP 高出很多。整理完成后如果需要同步,也可以使用 OneNote 2016 多样的导出功能,十分方便。

尴尬的笔记分享与字体问题

分享这个功能往往倍受限制与「关注」,暂且不说外部原因,OneNote 的分享有着自身的糟点。不能对单一的分区或页面进行分享,只能分享整个笔记本,虽然可以开辟一个专门的分享笔记本或者对其他分区进行加密,但这种折衷的方法并不方便。另外,你还需要确保对方能够打开你的分享链接。

打开任意一个讨论 OneNote 的帖子,都可以看到「无法分别设置中英文字体」的吐槽,我的解决办法很简单:只需要在 Windows 语言中添加 English,在需要输入英文时切换为英文输入法即可。相比于其他的办法,这个算是最没有技术含量与最简单易懂的了。

幽灵笔记本

「幽灵笔记本」是指某一笔记本被删除后依旧在列表中显示的问题,十分影响使用体验。目前的解决办法是:打开 OneNote 2016 → 文件 → 打开 → 从其他位置打开 (右侧「笔记本」选项) → 找到 幽灵笔记本 → 右键点击选中「从列表中删除」,即可在 OneNote UWP 上删除。

玄学的同步功能

要说 OneNote 最影响使用体验的缺点,那就不得不提及它的同步。OneNote UWP 虽然使用了新的同步引擎,多设备同步的速度得到了很大的提升。但是它将用户笔记全部搬到云端的行为就决定了 OneDrive 会极大地影响 OneNote 的使用体验。

OneDrive 的版本众多,分别有个人版(个人版无国内国际之分)、中国版的 OneDrive for business(由世纪互联运营)、国际版的 OneDrive for business 等等,这让用户更加的迷惑。对于这些版本,我的建议是:如果可以忍受个人版的同步速度,那么使用个人版的就好;但如果想要无缝同步又不想通过改善网络环境解决,那么可以购买国际版的 OneDrive for business,由于其在香港有 CDN,同步速度比较可观,但价格也相当昂贵(最高级版本大约人民币 60 元/月);而中国版的 OneDrive for business 会遇到登录问题,我并不推荐。

另外, OneNote UWP 最常见的同步问题是「服务器繁忙,情稍后再试」或「无法连接服务器」(虽然你的网络连接是正常的)。对于这个问题,我偶然间发现当它弹出这个提示信息时,在我输入文字后,其他设备上依旧可以实时同步。我不知道这是否为「幸存者偏差」,如果你也有这样的问题,不妨在另一个客户端确认一下是否照常同步。

手写墨迹移位

注:OneNote 的多设备同步会遇到位置对不上的问题,这经常发生在电脑端的 OneNote 2016 和移动端的 OneNote 之间,移位的重灾区是手写墨迹。发生的原因往往是:笔记里使用的字体,手机里不存在,这时手机则使用默认字体来显示笔记,导致笔记在桌面版 OneNote 和 手机 OneNote 使用了不同字体。由于字体不同,字体的大小也会不一样,这样就造成了手写墨迹和文本对不上的情况出现。

对于这个问题,目前还没有很好的解决方法,对于墨迹功能的使用还是尽量保留在一个平台,这也算是「自由」的代价。

最后推荐两个 OneNote 插件给大家

Onetastic

Onetastic 有添加日历、自定义样式、宏等实用功能,可以免费下载 。

这里介绍几个有用的功能——

OneCalendar:日历

可以显示每天看了哪些笔记,复习很有用。

如何高效地使用 OneNote?

自定义样式

OneNote 里有几个固定的样式,但不能像 Word 一样自定义样式, Onetastic 补充了这个重要的功能。

如何高效地使用 OneNote?

可以下载别人做好的宏,我用的最多的宏是「查找并替换」功能。

如何高效地使用 OneNote?

 

数字笔记珍宝 Gem for OneNote

Gem for OneNote 的功能多到爆炸,光是看图都觉得有点恐怖。除了上面介绍的 Onetastic 具备的功能之外,还有下面这些——

如何高效地使用 OneNote?

直接在 OneNote 里打开图片的原图

在 OneNote 中,图片是固定大小的。如果想要打开图片的原图查看细节,方法一是选中图片,在右键菜单中,使用「还原为原始尺寸」的功能来查看原图,缺点是要改变笔记。方法二是另存图片到硬盘上,再使用图片编辑器来打开图片,缺点是很不方便。

Gem for Onenote 提供了使用外部图片编辑器来查看图片原图的功能。选中一张图片,在右键菜单中,点击「打开图片」功能即可。

如何高效地使用 OneNote?

快速添加目录

目录通常是长文档不可缺少的部分,有了目录,用户就能很容易地知道文档中有什么内容,并快速定位到相关位置。

这一功能要求 OneNote 页面里已经提前做好「标题 1,2,3,4,5,6」的层次。点击「链接」选项卡 -「目录」组 -「目录」菜单 -「标题目录」菜单项,Gem 就会根据该页面的标题结构,在光标位置生成目录大纲。并且还会在各个标题的上方,创建「页面顶部」链接,以便快速返回目录大纲。

如果修改了页面里的标题 1,2,3,4,5,6 里的文字,可以通过再点击一次「标题目录」功能来刷新已存在的目录。

如何高效地使用 OneNote?

复制纯文本

当我们从 OneNote 中复制文本内容,然后粘贴到其它程序时,会发现粘贴进去的内容是图片格式。Gem for OneNote 给 OneNote 提供了一个「复制纯文本」的功能:选中要复制的文本内容,点击鼠标右键,在右键菜单中选择 「复制文本」功能即可。

并排查看两个 OneNote 页面

先使用「视图」下的「新建窗口」功能,打开两个不同的 OneNote 页面到两个窗口,再点击「协作」选项卡 -「窗口」组 -「水平平铺」功能,这两个窗口则会水平排列,以便对比。

如何高效地使用 OneNote?

图像识别文字功能增强

在 OneNote 中对图片使用 OCR 文字识别功能后,得到的文字、段落是零散的,和图片中文字的段落并不成对应。Gem for OneNote 增强了 OCR 功能,提供「清除空格」和「复原段落」的按钮,以实现更好的识别效果。

如何高效地使用 OneNote?

字数统计

在 「珍」选项卡 -「新建」组 -「统计」菜单,下有「统计当前笔记本」、「统计当前分区」、「统计当前页面」、「统计当前段落」的选项。

如何高效地使用 OneNote?

支持 Markdown 语法

在 OneNote 页面里输入 Markdown 文本,点击「标记文本」功能,可转换 Markdown 文本为正常文本,再点击一次「标记文本」功能,则再转换为 Markdown 文本。

如何高效地使用 OneNote?

这里给出 Gem for OneNote 的 中文首页。可以在淘宝官方店铺购买中文版,120 元买 1 个系列号,可以用在 1 台台式机 + 1 台笔记本电脑 + 1 台平板上。

作者:少数派
链接:http://www.zhihu.com/question/23094626/answer/1075303551
来源:知乎
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(本文来源:知乎 少数派)

(责任编辑:大林)

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